Aylık kapanışı 20 günden 5 güne indirmenin yolu yazılım değiştirmekten geçmiyor

Danışmanlık görüşmelerinde en sık duyduğumuz cümlelerden biri şudur: "Mali tablolarımız ayın 25'inde çıkıyor, yeni bir muhasebe programına geçmeyi düşünüyoruz." Oysa incelediğimiz projelerin büyük bölümünde sorun yazılımda değildi. Aynı yazılımla, yalnızca çalışma düzeni değiştirilerek kapanış süresi beş iş gününe indirilebildi.

1. Kapanış takvimi yazılı değilse, kapanış yoktur

Pek çok şirkette kapanış, herkesin kendi işini bitirdikçe ilerlediği belirsiz bir süreçtir. İlk yapılması gereken, kapanışı adımlara bölmek ve her adımın sahibini, süresini ve önkoşulunu yazmaktır. Banka mutabakatı hangi gün biter, cari mutabakatlar hangi gün tamamlanır, amortisman hangi gün işlenir. Bu takvim tek sayfaya sığar ve genellikle ilk ayda iki üç gün kazandırır.

2. Ay sonunu beklemeyin

Kapanışın uzamasının en büyük nedeni, ay boyunca biriken işin son beş güne yığılmasıdır. Faturaların haftalık olarak işlenmesi, mutabakatların ayın 20'sinde başlatılması ve stok sayımlarının döngüsel hâle getirilmesi, iş yükünü aya yayar. Burada yeni bir kaynak gerekmez; mevcut ekibin çalışma ritmi değişir.

3. Mükemmel rakam yerine karar veren rakam

Bazı şirketlerde kapanış, son kuruşuna kadar doğru olsun diye günlerce bekletilir. Oysa yönetim raporlaması ile resmî mali tablolar aynı şey değildir. Yönetimin karara ihtiyaç duyduğu doğruluk seviyesi genellikle çok daha erken sağlanır. Yaklaşık ama zamanında bir rapor, kusursuz ama geç bir rapordan her zaman daha değerlidir.

Peki yazılım hiç mi sorun değil?

Bazen gerçekten sorundur. Ancak bunu anlamanın yolu, önce süreci düzeltmektir. Süreç düzeldikten sonra hâlâ bir darboğaz kalıyorsa, o zaman yazılım değişikliğinin neyi çözeceği net biçimde tanımlanabilir. Aksi hâlde şirketler, aynı düzensizliği yeni bir yazılıma taşımaktan başka bir şey yapmamış olur.

Deneyimimiz şu yönde: kapanış süresini kısaltan projelerin yaklaşık dörtte üçünde hiçbir sistem değişikliği yapılmadı. Değişen tek şey, kimin ne zaman ne yapacağının yazılı hâle gelmesiydi.